Artigo: A Certificação Digital e a desmaterialização de processos

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Maurício Balassiano*

As corporações precisam se atentar aos benefícios de ter a tecnologia da Certificação Digital inserida em suas rotinas. O raciocínio é simples: o Certificado Digital, por identificar o autor de uma atividade e garantir a integridade da informação, adiciona validade jurídica e elimina a necessidade de várias etapas em um processo único.

E o que isso tem a ver com desmaterialização de processos? Tudo. Um processo que você começa no meio eletrônico, termina do mesmo modo. Imagine um fluxo simples de assinatura para um pedido de compra. Você cria o documento no computador, imprime duas vias, leva para o responsável da área de compras assinar as folhas e arquiva os documentos.

Neste processo, quanto tempo foi gasto para assinar os documentos? Quanto dinheiro foi gasto com a compra de papel e impressão? Quanto custa o metro quadrado do ambiente que você utiliza para o arquivamento de papel?

Parece pouco se você se focar somente neste exemplo simples de fluxo de assinatura. Mas multiplique as respostas das perguntas acima pela quantidade de assinaturas que a sua empresa faz por dia, semana, mês, ano. Quanto custa a hora dos profissionais envolvidos nos processos? Já parou para pensar que quando um responsável por assinar um documento não está fisicamente na empresa todo o processo para?

Com a Certificação Digital estes gastos e perda de tempo não existem. Você cria, assina e armazena no meio digital. Estou falando de maior produtividade, de eficiência na gestão de documentos. De etapas que podem ser cumpridas por meio de sistemas baseados em web e que não exigem a presença física do signatário. Estou falando de segurança. Já imaginou o seu almoxarifado incendiado? Como resgatar documentos? No mundo físico, não há como.

A desmaterialização de processos é sustentável. Afinal, o que é feito no mundo eletrônico, não causa danos ao meio ambiente. A Telefônica, por exemplo, substituiu alguns processos manuais e documentos físicos por arquivos eletrônicos assinados digitalmente e arquivados eletronicamente em rede. Com isto, a operadora deixou de imprimir anualmente cerca de 2,3 milhões de folhas de papel. Os ganhos estão em toda cadeia. Em um dos processos, que antes um profissional gastava em média 220 horas por mês para selecionar amostras e distribuir aos responsáveis, hoje, o mesmo trabalho é realizado em apenas quatro horas.

Ou seja, com a desmaterialização de processos você para de produzir no físico. E o seu antigo arquivo de documentos? É possível digitalizá-lo também. E com validade jurídica, desde que ainda se preserve os originais e/ou siga os processos homologados pelo órgão regulador do segmento de atuação em questão. A Certificação Digital é totalmente integrável com soluções de automatização de fluxo de trabalho, sistemas de digitalização e muitas outras.

*Mauricio Balassiano é Diretor de Tecnologia da Certisign

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