Contador: troque a bagunça por momentos de lazer

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Desde criança, Paulo* tinha por hábito acumular coisas e guardar um monte de tranqueiras que não serviam para nada. Outra terrível mania sua era a procrastinação, ou seja, o ato de deixar para depois o que era preciso ser feito imediatamente. O tradicional “amanhã eu faço, segunda-feira eu começo…”. Sua mãe nunca se conformou com isso e continuamente chamava sua atenção para que se organizasse, mas a resposta era sempre a mesma: “Eu me encontro na minha bagunça”.

Paulo cresceu, formou-se em Ciências Contábeis e conseguiu seu primeiro emprego em um escritório de Contabilidade. Mas seu jeito de ser também cresceu: agora sua mesa de trabalho é uma “bagunça federal”. Suas gavetas e arquivos são um caos. Desta vez, Dona Norma, a chefe de Recursos Humanos da empresa, chamou sua atenção. Mas a falta de noção de Paulo unida ao fato de não saber por onde começar e à falsa ideia de que organizar toma muito tempo, deixou tudo como estava.

Só que ele se esqueceu de dois detalhes fundamentais: primeiro, que Dona Norma não era sua mãe e, segundo, que todas as coisas sempre podem piorar. E pioraram: por sua desorganização, ele perdeu prazos de entrega de obrigações acessórias, se esqueceu de lançar impostos e de contatar alguns clientes. Resultado: perdeu o emprego.

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A verdade é: é preciso manter a organização. Ela é fundamental para a produtividade, praticidade no dia a dia, facilidade de processos, conforto e limpeza. Pessoas desorganizadas geralmente lidam com atrasos, bagunças, perda de tempo e de prazos, baixo rendimento profissional, prejuízos financeiros e muitas outras situações desconfortáveis.

Para o diretor da Donin Contabilidade, Hélio Donin Junior, hoje há um volume bem maior de obrigações acessórias, em razão do Sistema Público de Escrituração Digital – Sped, e por isso está bem mais difícil gerenciá-las. “Por isso, é fundamental manter uma estrutura organizada na empresa para cumprir todos os prazos”.

Segredo

Mas qual é o segredo para manter a empresa organizada? A contadora Adriana França, diretora executiva da NTW unidade BH Sul, por exemplo, conta que se planeja com uma agenda por empresa: “Geralmente enviamos as obrigações com antecedência para evitar problemas, pois a maioria dessas obrigações gera multa, caso não seja atendida no prazo”. E sua forma de se organizar tem dado certo, tanto é que sua maior dificuldade é com os programas de envio por parte dos órgãos arrecadatórios, os quais, muitas vezes, têm atualizações incompatíveis com nossos computadores. “Isso acaba gerando contratempos e uma grande demanda por técnicos de informática”.

Por sua vez, o consultor tributário Silvio Santos da Costa prioriza a entrega de declarações: “O contabilista deve ficar muito atento ao cumprimento das obrigações dentro dos prazos estabelecidos pela legislação. É aconselhável ainda que o profissional tenha em mãos uma agenda com os prazos de entrega de todas as obrigações acessórias, já que muitas delas são mensais e outras anuais”.

Silvio também sugere que os Contadores conscientizarem seus clientes quanto à entrega dos documentos fiscais ao escritório contábil, dentro de um determinado prazo (mensalmente) para a elaboração das obrigações acessórias, com vistas que estas sejam entregues dentro do prazo, evitando que os clientes paguem multas pesadas. “Inclusive, isso pode ser estabelecido em contrato entre as partes. Também é interessante o contabilista possuir uma planilha de controle de entrega das obrigações para se certificar de que nenhuma delas deixou de ser entregue.”

Ou seja: ser organizado não é mania, nem desafio. É fundamental encontrar um ponto de equilíbrio para obter economia de tempo e qualidade de vida. O tempo que você ganha com a organização pode ser empregado em outras tarefas que lhe proporcionarão muito mais lazer e alegrias.

*Nome fictício para ilustrar a história

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